La normativa vigente impone spesso alle aziende scelte organizzative costose ed estranee al proprio core-business, per la creazione e conservazione dei propri archivi, siano essi cartacei od ottici. Il D.Lgs. 626/1994, rende necessario inserire nel Documento di Valutazione dei Rischi aziendale anche i requisiti tecnici dei locali archivio che devono sempre risultare adeguatamente protetti.

La Legge sulla Privacy 675/1996 e le successive integrazioni rendono necessario assicurare la tutela relativa ai dati contenuti negli archivi aziendali (cartacei ed elettronici) descrivendo nel proprio Documento Programmatico sulla Sicurezza le misure adottate per ottenere la protezione dei propri archivi.

Le Certificazioni di Qualità ISO aziendali richiedono sempre la descrizione dei processi adottati per ottimizzare, monitorare e mantenere nel tempo, gli standard qualitativi adottati dall'azienda, anche per quanto riguarda il processo di archiviazione dei propri dati. La necessità per alcune aziende di istituire nuove figure professionali quali il "records manager" che possono, nel caso di piccole-medie realtà, essere sostituite in toto dal partner esterno.

Divisione information tecnology della Grimaldi offre un servizio tecnico-operativo presso il Cliente per la riorganizzazione e la gestione degli archivi cartacei laddove ci sia necessità di riordinare i documenti esistenti, reimpostare un nuovo processo di gestione documentale o ristrutturare l'intero archivio fisico. Sia per la Pubblica Amministrazione che per le aziende private è a disposizione una consulenza specialistica . A richiesta si custodiscono e gestiscono in outsourcing archivi cartacei, correnti e storici.

Gli imballi vengono catalogati mediante etichette bar code e sono trattati come "dati anonimi". Il bar code agevola la gestione dell'archivio registrando il flusso dei movimenti di consultazione e di aggiornamento nel processo di information & record management. La consultazione dei documenti può avvenire tramite consegna degli originali presso la sede del Cliente, invio a mezzo fax o visualizzazione in remoto dell'immagine cartacea digitalizzata.
I vantaggi derivanti dalla esternalizzazione della gestione dell`archivio possono essere rappresentati come segue:

nessun investimento strutturale ed infrastrutturale
opportunità di reimpiegare il personale attualmente impegnato nella gestione dell`archivio
opportunità di riutilizzare i locali attualmente adibiti alla conservazione del patrimonio documentale
demandare al records manager la gestione del sistema informatico di archiviazione
spostare sul records manager la responsabilità circa le procedure che regolano l`adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti (cfr. d. lgs. 626/1994 e 196/2003).

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